KERANGKA ACUAN KERJA SISTEM INFORMASI KEUANGAN SEKOLAH

Latar Belakang

SMKN 1 Cibinong merupakan salah satu sekolah menengah kejuruan negeri di Kecamatan Cibinong, Kabupaten Bogor. Pada tahun 2012, SMKN 1 Cibinong bertekad memperbaiki infrastruktur dan kinerja para guru – guru agar bisa menjadi sekolah yang berbasis teknologi. Namun, infrastruktur yang telah ada masih belum diimplementasikan menggunakan teknologi. Salah satunya adalah belum terkomputerasinya sistem keuangan di sekolah ini.

Sistem keuangan termasuk hal yang sangat krusial dalam instansi pendidikan. Laporan pemasukan per bulan, catatan keuangan sekolah, serta proses pembayaran administrasi siswa harus dilakukan dengan teliti. Kegiatan tersebut merupakan kegiatan yang sangat rentan terjadi human error.  Padahal jika terjadi kesalahan penghitungan, akan menjadi suatu masalah yang cukup besar bagi keuangan sekolah.

Berdasarkan dari permasalahan tersebut, saya menarik kesimpulan mengenai peluang pengembangan sebuah Sistem Informasi Keuangan yang akan diimplementasikan di sekolah ini. Aplikasi tersebut berbentuk web yang berisi kegiatan – kegiatan administrasi keuangan yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi sebuah sistem yang terkomputerisasi. Contohnya seperti pembayaran administrasi siswa, laporan keuangan sekolah dan laporan pemasukan per bulan. Aplikasi ini dibangun dengan tampilan yang user friendly, sehingga stakeholder sistem keuangan bisa menggunakannya dengan mudah.

Maksud dan Tujuan

1. Melakukan proses bisnis yang awalnya dilakukan secara manual menjadi berbasis komputer.
2. Mengurangi tingkat kesalahan yang dilakukan oleh bendahara sekolah.
3. Memudahkan staff keuangan sekolah dalam mengolah data menjadi informasi berupa laporan keuangan.
4. Memudahkan stakeholder keuangan sekolah untuk mengakses informasi keuangan sekolah.

Sasaran

Terwujudnya sistem informasi keuangan sekolah yang mendukung kinerja staff keuangan di SMKN 1 Cibinong serta memudahkan stakeholder SMKN 1 Cibinong dalam mengakses informasi administrasi keuangan.

Nama dan Organisasi Pengguna Jasa

SMK Negeri 1 Cibinong

Sumber Pendanaan

Anggaran pendapatan dan belanja mandiri, dengan biaya Rp.200.000.000 (dua ratus juta rupiah) termasuk biaya pajak-pajak yang membebaninya.

Lingkup Kegiatan

1. Lingkup Kegiatan

1. Menganalisis setiap prosedur – prosedur yang berhubungan dengan keuangan sekolah.
2. Pembuatan fitur fitur utama pada aplikasi sebagai berikut:
1. Pembayaran administrasi siswa,
2. Pembuatan laporan pemasukan,
3. Laporan keuangan sekolah,
4. Laporan keuangan per kelas,
5. serta manajemen administrasi keuangan sekolah
3. Membuat dokumentasi yang lengkap (kertas dan elektronik) untuk aplikasi yang dibangun meliputi :
1. User Requirement
2. User Interface
3. Testing (Case Test, Unit Test, Acceptance Test)
4. Security Level
5. Source Code yang dapat dipahami dengan mudah oleh pengembang selanjutnya
6. User Manual
4. Pengadaan Server serta instalasi aplikasi ke dalam server

2. Lokasi Kegiatan

SMKN 1 Cibinong, Kecamatan Cibinong - Kabupaten Bogor

3. Data dan Fasilitas Penunjang

1. Data yang perlu disediakan oleh pengguna jasa diantaranya :

1. Data permohonan Sistem Informasi Keuangan Sekolah dalam bentuk kertas dan elektronik,
2. Formulir yang terkait dengan administrasi permohonan Sistem Informasi Keuangan Sekolah,
3. Aplikasi Keuangan Sekolah yang telah dipakai sebelumnya (jika ada)

2. Akomodasi dan ruangan kantor yang terdapat fasilitas internet.
3. 2 staff pendamping yang mengerti sistem keuangan sekolah serta memiliki wewenang untuk mengambil keputusan mengenai aplikasi yang akan digunakan

4. Alih Pengetahuan

Penyedia jasa harus mengadakan pelatihan, kursus singkat, diskusi, dan seminar (miniworkshop) terkait dengan substansi pelaksanaan pekerjaan dalam rangka alih pengetahuan kepada stakeholder (bendahara, staff TU dan kepala sekolah) keuangan sekolah .

Metodologi

Metodologi dan Pendekatan yang dipergunakan dalam pembuatan Sistem Informasi Keuangan Sekolah adalah dengan memperhatikan kebutuhan dan kesesuaian dengan kondisi yang terjadi pada sistem administrasi keuangan SMKN 1 Cibinong pada saat ini dengan proses Better/Best Practice pada instansi terkait.

Jangka Waktu Pelaksanaan

Jangka waktu pelaksanaan kegiatan ini adalah selama ± 90 (sembilan puluh) hari kalender dan harus dilaksanakan proses user acceptance test dengan waktu pelaksanaan minimal 5 (lima) hari kerja dari tanggal serah terima pekerjaan.

Kualifikasi

Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh penyedia jasa adalah :

1. Kualifikasi yang harus disediakan oleh penyedia jasa adalah:
2. Bersedia menandatangani Perjanjian Kerahasiaan Data dan Informasi sesuai dengan kebijakan Sistem Manajemen Kemananan Informasi pihak SMKN 1 Cibinong.
3. Memiliki latar belakang dan pengalaman yang luas dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi berbasis WEB dengan skala besar.
4. Pernah mempunyai pengalaman sebelumnya dalam membuat proyek aplikasi berbasi web.
5. Memiliki pemikiran inovatif dan konstruktif dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi.
6. Memiliki kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat.
7. Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada Pengguna.
8. Sanggup untuk memberikan garansi atas berfungsinya barang /jasa secara sempurna selama satu tahun sejak serah terima.
9. Memiliki komitmen yang kuat untuk mau bekerjasama dengan Panitia Pengadaan, Tim Teknis IT, staff keuangan dan Tim Guru SMKN 1 Cibinong
10. Memiliki komitmen untuk mengamankan data dan informasi yang berkaitan dengan perpustakaan SMKN 1 Cibinong
11. Memiliki komitmen dan disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan.

Tenaga Ahli

Tenaga ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah :

1. Project Manager

Project Manager disyaratkan seorang, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun. Sebagai Project Manager, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai.

Jumlah yang harus disediakan 1 (satu) orang.

2. System Analyst

System Analyst yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan database sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun.

Jumlah yang harus disediakan minimal 1 (satu) orang.

3. Front-End Developer

Front-End Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun mengenai pengembangan aplikasi menggunakan Javascript, CSS dan Front-End Frameworks. Jumlah yang harus disediakan minimal 1 (satu) orang.

4. Back -End Developer

Back-End Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun mengenai pengembangan aplikasi menggunakan PHP, MySQL dan Back-End Frameworks.

Jumlah yang harus disediakan minimal 1 (satu) orang.

5. Quality Assurance

Quality Assurance yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi B atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun mengenai Unit Tests.

Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.

6. Trainers

Trainers yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi B atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun menjadi Trainers/Public Speaker bidang Teknologi Informasi.

Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang

Keluaran

Keluaran yang dihasilkan dari pelaksaan pekerjaan ini adalah

1. Server yang telah terinstall aplikasi penunjang Sistem Informasi Keuangan Sekolah
2. Aplikasi Sistem Informasi Keuangan Sekolah  yang dapat dioperasionalkan dan digunakan untuk menangani seluruh administrasi yang terkait dengan keuangan sekolah SMKN 1 Cibinong sehingga dapat meningkatkan kinerja staff keuangan, efisiensi kerja serta menghasilkan output yang lebih berkualitas.
3. Source code aplikasi Sistem Informasi Keuangan Sekolah
4. Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain dan tidak terbatas pada requirement, desain sistem, konfigurasi sistem dan arsitektur program.
5. Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual
6. Dokumentasi SOP (System Operating Procedure) maupun SMP (System Maintenance Procedure)
7. Cara melakukan instalasi aplikasi
8. Pelatihan, pendampingan/asistensi, garansi dan pemeliharaan

Media untuk dokumentasi pada proyek ini dibuat dalam format softcopy dan hardcopy. Format yang digunakan dalam dokumentasi dalam bentuk softcopy adalah .docx dan/atau PDF. Dokumen yang diserahkan tersebut harus merupakan versi final dari aplikasi yang telah dikembangkan/dibangun melalui tahapan pengujian dan integrasi sistem aplikasi.

Laporan

Jenis laporan yang harus diserahkan kepada pengguna jasa adalah :

1. Laporan Pendahuluan, berisi :
1. Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh;
2. Mobilisasi tenaga ahli dan tenaga pendukung lainnya;
3. Jadwal kegiatan penyedia jasa.

Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sejak SPMK diterbitkan sebanyak 3 (tiga) buah laporan.

2. Laporan Mingguan, berisi :
1. Aktifitas yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengembangan aplikasi;
2. Hasil yang telah dicapai maupun (apabila ada) kendala-kendala yang dialami serta rencana penyelesaian kendala tersebut;
3. Prosentase hasil pekerjaan terhadap milestone ataupun hasil akhir yang telah ditetapkan;

Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya hari selasa setiap minggu sebanyak 1 (satu) buah laporan.

3. Laporan Akhir, berisi :
1. Laporan pendahuluan;
2. Laporan Mingguan;
3. Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan proyek pengembangan sistem ini

Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 90 (sembilan puluh) hari kalender sejak SPMK diterbitkan sebanyak 3 (tiga) buku laporan dan CD berisi seluruh laporan sebanyak 3 (tiga) buah.

SEED

Project Manager Sistem Informasi Keuangan

Muhamad Luthfie La Roeha

Versi Docs dapat dilihat di :
https://docs.google.com/document/d/12V2exJnA3YMGOYVWrgOS6DL-2q-0Yl8wzdKcNdb2Zc8/edit#heading=h.ng30guuqqp2v